事務職に転職したいものの、未経験からでも転職できるか不安な方もいるのではないでしょうか。事務職への転職を目指すにあたり、まずは求められるスキルを把握し、それをアピールすることが肝心です。本記事では未経験から事務職へ転職はできるのか、事務職の求人倍率、転職する際に必要なスキル、転職する前に獲得したいスキルについて解説します。

未経験から事務職に転職は可能か？

結論からいうと、未経験から事務職への転職は可能です。未経験者向けの求人も多くあり、転職のハードルはそこまで高くないと推測されます。

ただし当然ですが、事務職に適正がある人でないと選考で弾かれる可能性も高いでしょう。また、入社前にせめて事務職の基礎スキルだけでも身につけておく必要があります。

これらのことを念頭に置いたうえで転職活動を行いましょう。

事務職の求人倍率について

事務所の求人倍率について解説します。事務・アシスタント系は2021年7月時点で求人倍率が0.24倍となっており、全職種平均の2.31倍と比べても低いです。つまり、面接で落ちてしまう可能性も高いということです。

事務職はほとんどの会社に必要な仕事です。そのため求人数こそ多いですが、採用人数は少ないため競争力が高くなっています。

そのため、事務職に転職するなら、やはり基礎スキルを身につけておく必要があります。

参考:https://doda.jp/guide/kyujin_bairitsu/

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未経験から事務職に転職する際に必要なスキル

未経験から事務職に転職する際に必要なスキルを解説します。最低限、次の5つのスキルを身につけておきたいです。

• ①パソコンスキル
  
• ②コミュニケーションスキル
  
• ③几帳面に作業できる集中力
  
• ④スケジュール管理能力
  
• ⑤マルチタスク能力

これらのスキルがあれば事務職へ転職できる確率が高まります。1つ1つの必要なスキルについて詳しく解説しましょう。

①パソコンスキル

1つ目はパソコンスキルです。事務職はパソコンを使って書類作成や経理処理を行う機会が多いため、最低限のパソコンスキルは必須でしょう。

たとえば、WordやExcelを使いこなせたり分からないところを検索して調べたり、といったスキルが必要です。くわえて、エクセルでマクロを組んで業務を効率化できるとなおよいでしょう。

前職でWordやExcelなどのツールを使う機会が多かったなら、そのときの経験を面接でアピールすることが可能です。

②コミュニケーションスキル

2つ目はコミュニケーションスキルです。事務職は来客対応、電話対応を行う必要があります。会社の顔として他の企業の方と接しなくてはいけません。

基本的なビジネスマナーはもちろん、相手に気を遣って話す能力などが求められます。コミュニケーションスキルが不足していると、会社の印象が悪くなってしまい、売上などに影響を及ぼす可能性がありますね。

コミュニケーションスキルも前職での経験からアピールしやすいです。たとえば、営業職をやっていたなら「営業成績で◯位を獲得した」などの成果から、コミュニケーションスキルをアピールできますよ。

③几帳面に作業できる集中力

3つ目は几帳面に作業できる集中力です。事務職は会社の請求書や納品書の作成を行う必要があります。そういった作業はちょっとしたミスも許されないでしょう。

書類の二重チェックを行うなど丁寧に処理しなくてはいけません。また、他の人が作成した書類の不備にも気がつく必要がありますね。

④スケジュール管理能力

4つ目はスケジュール管理能力です。事務職は来客対応や書類作成、備品整理など仕事内容が多岐にわたります。そのため、スケジュールを把握し仕事に優先順位をつけていかないと、仕事が納期に間に合わなくなることもあるでしょう。

事務職の仕事は会社全体に関わるものが中心ですので、納期に間に合わないと会社全体に迷惑がかかってしまいます。そのため、スケジュールを管理し納期に間に合うように対処しないといけませんね。

⑤マルチタスク能力

5つ目はマルチタスク能力です。さきほども言いましたが、事務職は幅広い仕事をこなさなくてはならず、1度に複数の仕事を同時並行させる必要もあります。たとえば、来客を待っている間に書類作成を行うなどですね。

しかし、マルチタスクが苦手な方もいます。そういった方は残念ながら事務職に不向きかもしれません。

未経験から事務職に転職する前に獲得したい資格

続いて、未経験から事務職に転職する前に獲得したい資格を紹介します。

• ①MOS
  
• ②文書情報管理士
  
• ③秘書検定
  
• ④簿記検定

これら4つの資格を獲得することで、転職に有利になります。転職までに時間があるなら、どれか1つでも獲得しておくとよいでしょう。1つ1つの資格について詳しく解説していきます。

①MOS

MOSはWordやExcelのスキルを持っていることを証明する資格です。事務職はWord、Excelを使う頻度が高い仕事なので、MOSは獲得したいおきたいところですね。MOSは知名度も高い資格のため面接でもアピールがしやすいです。

MOS資格はスペシャリストとエキスパートに分かれています。エキスパートまで取得すれば、WordやExcelの能力の高さをかなりアピールできるでしょう。

資格の難易度はそこまで高くはないため、参考書などを使ってコツコツ勉強していけば合格は可能でしょう。ただ、過去問が公開されていないのが辛いところです。参考書に付属されている模擬試験などを使い、実際に時間を図って試験のつもりで解いてみるのがよいでしょう。

②文書情報管理士

文章情報管理士は書類を電子保存するための知識を身につけるための資格です。

会社の資料や伝票などの書類全般をパソコンで閲覧できるようにスキャナで読み込むスキルや、書類保存に関する法律の知識、などが求められますね。

最近テレワークが普及したことで需要が高まっている資格です。テレワークを行う場合、従業員が自宅でも資料が読めるように書類を電子化させなくてはいけません。

これからの事務職に求められていく資格といえるでしょう。

③秘書検定

秘書検定は秘書に必要な能力を問われる資格です。秘書とは、会社の経営者や管理職サポートを行う仕事であり、事務所とも近いものがありますね。

秘書検定に合格することで、ビジネスマナーや電話対応、文章の作成など、事務職の基礎スキルを全般を身につけることが可能です。そのため事務職を目指すなら優先して獲得したい資格ですね。

秘書検定は3級から1級まであります。3級は会議文書の作成やスケジュール管理など、基礎的な知識が求められます。まずは3級からチャレンジしてみましょう。

④簿記検定

簿記検定は簿記の基礎知識や計算能力を問われる資格です。会計知識は「ビジネスの共通語」と言われており、事務職にとっても大事なスキルになるため、簿記も獲得しておいた方がよいでしょう。

簿記は有名な資格であるため、参考書が多く販売されています。中には図やカラーページが多く読みやすいものもあるので、自分に合ったものを選択して勉強していきましょう。

できれば簿記2級まで獲得しておきたいです。2級の合格率は20%ほどであり難関ですが、その分資格としての価値が高く多くの企業で評価されます。

また、企業にもよりますが2級を獲得することで資格手当がもらえる場合もあります。資格手当の相場は1000〜5000円程度ですが、毎月の給料に上乗せされることを考えたら大きいですね。

事務職に向いている人

最後に、事務職に向いている人の特徴についてまとめました。

• ①地道にコツコツ作業できる
  
• ②周囲の状況に気を配ることができる
  
• ③安定した収入を獲得したい人

これら3つに該当する方は事務職に向いているといえるでしょう。なぜそうなのかについて詳しく解説していきます。

①地道にコツコツ作業できる

事務職は地道にコツコツ作業できる人の方が向いています。なぜなら書類作成や来客対応など、ミスが許されない仕事を淡々とこなす必要があるためです。

途中で仕事に飽きてしまったり集中力が欠けてしまったりするタイプは、事務職には向いていないと言えます。

また、長時間椅子に座ってのパソコン作業が発生する場合もあります。デスク作業が辛いという方も、事務所には向いていないかもしれません。

②周囲の状況に気を配ることができる

事務職は周囲の状況に気を配ることも大切です。よく気が効く事務員は他の社員からも評価され、昇給となる可能性も高くなるでしょう。

たとえば、備品が足りなくなりそうならすぐ補充したり、他の人が読みやすいように書類に図を盛り込んだり、来客時に顧客と雑談をして印象を良くしたり、などができる必要があります。

周りの状況をよく観察し、「今の状況で自分にできることはなにか」を探らないといけません。

③安定した収入を獲得したい人

事務職は安定した収入を獲得したい人の方が向いています。事務職は高収入は望みにくいですが、収入は安定しやすい仕事です。

将来大金を稼ぎたい方や出世して経営に近いところで働きたい方などは、事務職にはあまり向いていないかもしれません。それよりも安定した収入を望む人の方が事務職向きです。

最後に

この記事で説明してきた内容をまとめると以下の通りです。

転職に必要なスキルや獲得しておきたい資格などがおわかりいただけたかと思います。未経験から転職するのは不可能ではありませんが、求人倍率が低いため事前にスキル・資格を獲得し、それを面接でアピールすることが重要です。

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