近年転職市場においてもWeb面接を行う企業が増加しているため、その際にやりとりするメールについても新しいマナーができつつあります。

 

この記事ではWeb面接に関するメール返信のマナーについて詳しく解説します。

Web面接でメール返信のマナーが重要視される背景

 

2020年7月～8月にエン・ジャパン株式会社が、人事向け総合情報サイト「人事のミカタ」を利用する企業454社を対象に、Web面接についてのアンケート調査を行いました。

 

その結果、Web面接を導入している企業は43％、最終面接まで全てWeb面接を採用している企業は、導入している企業中26％であることがわかったのです。

 

また今後のWeb面接に対する方針について「導入しており、今後も推進する」と回答した企業が32％、「これから導入を検討する」と回答した企業が22％でした。

 

このことから、企業においてWeb面接は採用方法の手法として定着しつつあり、今後も導入する企業は増加することが予想されます。

 

そのため、Web面接に関するメール返信についてのマナーは、転職活動を行うなら新たな常識として身に着けておく必要があるということです。

 

参考：エン・ジャパン株式会社「454社に聞く！『オンライン面接』実態調査」

 

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企業がWeb面接の案内をメールで送る理由

企業がWeb面接を行う際、転職希望者に案内をメールで送付する理由とはどのようなものなのでしょうか。

 

3つご紹介します。

 

メールの履歴が残る

メールを送信したかどうかは、履歴を見ればすぐに確認できます。

 

企業においては転職希望者のうち誰にメールを送信したのかを履歴から確認でき、転職希望者から再送信などを依頼された際にすぐに対応できるため、メリットが大きいのです。

 

読み返して確認ができる

メールを受信した転職希望者は、そのメールを消しさえしなければ随時案内を読み返して内容を確認することができます。

 

電話の場合、言った言わないで揉める可能性がありますが、メールではそのようなトラブルの心配はないということです。

 

返信するとメールに目を通したとわかる

メールの場合返信が来ると、転職希望者がメールに目を通したことがわかります。

 

郵送や留守電などで案内をした場合、転職希望者が伝えた内容を確認したかどうかまでは把握できないため、これもメリットの1つです。

 

Web面接に関するメール返信の基本的なマナーとは？

 

Web面接に関するメール返信の基本的なマナーを5つご紹介します。

 

転職活動専用のメールアドレスを取得しておく

転職活動をするなら専用のメールアドレスを取得し、たくさんのメールに紛れて見落とす、また誤って消してしまうといった失敗を未然に防止しましょう。

 

また、働きながら転職活動をする人の場合、会社のメールアドレスを使用してやり取りをする人もいるようですが、これはコンプライアンスや個人情報保護などを遵守する意識が低いのではないかという誤解を生むため、避けた方が賢明です。

 

加えて、細かいことですが、転職活動専用のメールアドレスを取得する際、プライベートで用いるようないわゆる「キラキラアドレス」にしてしまうと転職活動には不利となるため、気を付けることをおすすめします。

 

24時間以内に返信する

転職活動に関するメールが届いた際は、原則24時間以内に返信を行いましょう。

 

メール返信を早めに行うのはビジネスマナーの基本であるため、人事担当者が悪印象を持つことはまずありません。

 

24時間以内に返信ができない状況にある場合は、ひとまずメールに対するお礼と追って返信することを伝えるのが望ましいでしょう。

 

また自分が返信できる状況になったとしても、深夜や早朝などの先方の就業時間外であれば返信は翌日に持ち越すことをおすすめします。

 

宛先の書き間違いに注意する

Web面接に関してメールでやり取りをする際は、宛先とメールアドレスの間違いに注意しましょう。

 

宛先は株式会社、有限会社といった法人格をカッコ書きなどで省略せず、前株か後株かも確認してから記載します。

 

またメールアドレスを間違えると全く関係のない相手にメールが送信されることとなり、情報漏洩リスクへの意識が低い人という印象を持たれてしまうでしょう。

 

会社名の間違いは大変失礼であること、メールアドレスの間違いは情報漏洩リスクが高いことを理解し、確認を怠らないことが重要です。

 

返信の件名は「Re：」とし全員に返信する

Web面接に関するメールの場合件名を直すかどうかを迷う人もいますが、これについては件名は変更せず「Re:元の件名」にし、過去のメール本文も残して返信するのが望ましい方法です。

 

そして「Re: 件名（氏名）」という形で名前を加えると、一目で誰からのメールかわかるため、企業に気遣いのできる人という印象を持ってもらいやすくなおよいでしょう。

 

メールの宛先がCcなどで複数ある場合は、複数の関係者への情報共有という意図が含まれているため、返信する時に「全員に返信」を選択することが大切です。

 

敬語・誤字脱字に注意し読みやすさに配慮する

Web面接におけるメール返信に限った話ではありませんが、ビジネス文書における敬語のミスや誤字脱字は「知性に欠ける人」「ビジネス経験が少ない人」という印象を与えてしまいます。

 

ビジネスにおけるメールで、間違いやすい敬語を5つご紹介します。

 

①「了解しました」

目上の人によく使いがちですが、事情を理解して認めるというニュアンスの言葉遣いであるため、目上の人に使用するのは望ましくありません。

 

目上の人には「承知しました」「かしこまりました」と伝えるのが適切です。

 

②「ご苦労さまです」

世代によって異なりますが、現在では一般的に目上の人が目下の人をねぎらう言葉が「ご苦労さまです」で、立場に関係なく使える言葉が「おつかれさまです」だとされています。

 

そのため、メールにおいても「先日はおつかれさまでした」と書くのがビジネスマナーとして一般的だということです。

 

③二重敬語

「お伺いさせていただきます」「拝見させていただきます」などは同じ種類の敬語を2つ重ねて用いる二重敬語で、慇懃無礼と感じる人もいるため失礼にあたります。

 

「お伺いさせていただきます」は「お伺い」と「いただく」、「拝見させていただきます」は「拝見」「いただく」のそれぞれ2つの謙譲語を重ねているため二重敬語となるのです。

 

「お伺いします」「拝見いたします」がこの場合正しい敬語ですが、敬語はむやみに使用すればよいというものではないことを理解しましょう。

 

④尊敬語と謙譲語を混ぜた表現

間違いの例としてよく挙げられるのが「おられます」ですが、この場合「おる」が謙譲語のため、尊敬語の「られる」を組み合わせて使うのは間違った表現です。

 

正しくは「いらっしゃる」ですが、尊敬語と謙譲語を混ぜた表現は一見正しい敬語であるかのように見えるため、間違えないよう注意しましょう。

 

⑤バイト敬語

バイト敬語とは、「よろしかったでしょうか」「お名前を頂戴できますか」など学生のアルバイトがよく間違えて使う敬語表現です。

 

正しくは「よろしいでしょうか」「お名前を伺ってもよろしいですか」ですが、転職活動でバイト敬語を用いると学生気分が抜けない人という印象を与えてしまうため、使わないよう注意しましょう。

 

Web面接におけるメール返信でよくある疑問

 

Web面接におけるメール返信について、よくある疑問を3つご紹介します。

 

Web面接後のお礼メールは必要か

Web面接後のお礼メールは、マナーとしては必要ないこととされています。

 

しかし企業の人事担当者は忙しいなか、転職希望者1人1人のために時間を調整し、Web面接がスムーズに行うことができるよう取り計らってくれているのです。

 

そのため、面接の機会をいただいたことへの感謝の気持ちや入社への意欲を、あまり長文ではないメールにまとめて送信してみるのもよいのではないでしょうか。

 

本来必要のあるメールではないので、メールの基本マナーを守りつつも、あまり気負い過ぎず素直に気持ちを伝えると印象が良くなるでしょう。

 

Web面接時のメールに「伺う」と書いてもよいか

通常の面接の場合はメールで日時を案内された場合「〇月〇日、△時にお伺いします」といった形で返信をするかもしれませんが、Web面接においては望ましい言葉遣いとは言えません。

 

なぜなら、伺うという言葉には「行く」という意味が含まれているためです。

 

このことからWeb面接においては「伺う」ではなく「参加する」を使うと、違和感なく文章がまとまります。

 

面接当日の緊急時にはどのようにメールすればよいか

面接当日に何らかのトラブルがあってWeb面接に参加できなくなった場合、まずは電話で早急に連絡をするのがマナーですが、通話ができない場合はひとまずメールでお詫びと参加できない事情、あらためて連絡する旨を伝えましょう。

 

通話ができる状態になったらすぐに電話にて連絡し、お詫びを伝えた後に相談という形で日程変更が可能かどうかをたずねてみることをおすすめします。

 

最後に

 

Web面接におけるメール返信のマナーは、Web面接が企業で採用手法の1つとして定着しつつあることから新しく生まれた常識と言えますが、今後も導入する企業が増加すると予想できるため、転職活動をするなら身に着けておくのが望ましいとわかりました。

 

基礎的なビジネスマナーと敬語を心得ておくことで、Web面接におけるメール返信にも応用が利くのは確かですが、マナーというのは時代とともに変化することを理解し、都度新しいことを身に着けていく姿勢が大切なのではないでしょうか。

 

この記事も参考にして、ぜひメールにおける気持ちの良いコミュニケーションを心がけてみてください。