受付事務を志望する方のために、志望動機を書く3つのポイントを解説します。主な仕事内容や求められる適性をふまえて、具体的な例文をもとに採用担当者にアピールできる志望動機を作成していきましょう。

受付事務の仕事とは？

受付事務と一言にいっても、仕事内容は働く業界や企業によってもさまざまな種類があります。仕事内容に大きな違いはありませんが、たくさんの求人に目をとおして自分に合った受付事務を選ぶのがよいでしょう。

受付事務の仕事内容

受付事務は、オフィスの受付を始めさまざまな企業で活躍されています。主な業務内容としては、企業によって担当する業務内容に多少の違いはありますが、接客や事務、雑務があげられます。

＜受付事務の仕事内容＞

• 接客
• 事務
• 雑務

接客

企業に来られた方をお迎えする業務です。企業の顔として初めに顧客を迎える立場になるので明るい笑顔であいさつし、好印象を持ってもらえるような対応を心がけることが重要です。

受付では、来訪目的をうかがい、目的に応じたご案内をします。
たとえば、営業の方で商談であれば会議室へご案内し、お茶を出すというのも受付事務の仕事です。クリニックや美容院であれば診察券や会員カードを受けとって予約の確認をします。

事務

事務の仕事内容は、資料作成やデータ入力がメインです。営業から依頼を受けて指定のフォーマットに沿って見積書を作成するのも仕事の一つです。他には、美容院であれば新規の会員様の氏名や電話番号などの情報をシステムに入力するなどもあります。

雑務

社員が働きやすいように職場の環境を整える仕事です。会社の周辺や玄関、商談スペース、トイレ、廊下、会議室などを清掃してきれいにしておくなどの清掃業務も雑務のうちです。他にはペンやコピー用紙などの事務用品を補充するなど、社員が不便にならないような働きかけをするのが大切です。受付事務の気遣いによって、会社が働きやすい環境になるかがかかっていると言っても過言ではありません。

受付事務に求められる適性

受付事務に求められる適性は、社内外に気遣いできることにつきます。

＜受付事務に必要な適性＞

• 正しい言葉遣いと立ち振る舞いなど
• 周囲に目がいき届き、気遣いができる
• ExcelやWord、PowerPointなどのパソコンスキル
• コミュニケーション能力

仕事内容ごとに適性が異なるので、具体的に１つずつ確認していきましょう。

接客

受付事務は企業の“顔”になり、第一印象を決める重要な存在なので、「正しい言葉遣い」「立ち居振る舞い」がまずは必要です。そのうえで、さまざまな方と接する機会があるのでコミュニケーション能力が求められます。目をみて相手の話を聴けることや、明るい笑顔で声のトーンを高くして話せる方に適性があるといえるでしょう。

事務

事務業務では、WordやExcel、PowerPointを使って資料作成をする機会が多々あります。スピード感はもちろん、機能性を理解し、そういったツールを十分に使いこなせることも好印象です。経験が浅い場合、入社時点で必須ではないスキルですが使えることに越したことはありません。パソコンのスキルを身に着けて自信を持ちたいと考えている人はMOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）という民間の資格もあり、着実に実力をつけられるのでおすすめです。

雑務

働きやすい職場環境を整備するのが目的であるので、周囲に目がいき届き、気遣いができるのが大切です。自分が相手の立場だったら、と先回りして考えられる方に適性があるといえます。

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受付事務の志望動機を書く3つのポイント

受付事務の志望動機を書くためには、どのようなポイントがあるのでしょうか。
以下の3つのポイントを押さえて志望動機を書きましょう。

＜受付事務の志望動機を書く３つのポイント＞

• なぜ受付事務が向いているか
• 応募先の企業を選んだ理由
• 応募先の企業に貢献できること

なぜ受付事務が向いているか

まずは、なぜ受付事務を選んだかを伝えましょう。採用担当者は、数ある職種の中からなぜ受付事務を選んだかやどのような点に受付事務の業務に適性があるかといった点を確認しています。受付事務には接客や事務、雑務といった仕事内容があるので、その多岐にわたる受付事務ならではの業務に携わりたい理由が必要です。

具体的には、自分の知識と適性を盛り込むことで向いていると判断してもらえます。
知識の具体性と適性があるといえる根拠があれば、受付事務だからやりたいという熱意が伝わるでしょう。

応募先の企業を選んだ理由

応募先の企業を選択したか理由を伝えることで、数ある企業の中から選んでいるという特別感が必要です。受付事務は働ける企業が多くあり、業界や業種はさまざまです。採用担当者は応募企業でなければならない理由を知ることで、意欲の高さを確認しています。応募企業を選んだ理由と一緒に入社後に実現したいことを伝えれば熱意が伝わりやすいです。

入社後に実現したいこととしては、企業の求めている人物像を想定し、その人物だったら将来的にどのようなことをしているのがよいかを考え、どんな形で企業に貢献できるのかを伝えてください。

応募先の企業に貢献できること

応募先の企業に貢献できることを具体的に伝えましょう。そのためには、自分のスキルや経験をどのように活かせるかを伝えることが重要です。
活かせるスキルに関しては先述した通り以下のポイントです。

• 正しい言葉遣いと立ち振る舞いなど
• 周囲に目がいき届き、気遣いができる
• ExcelやWord、PowerPointなどのパソコンスキル
• コミュニケーション能力

たとえば、コミュニケーション能力の場合、現職で周囲との関わり方で工夫しているポイントやそれによって周囲がどのように変化したのかなどの経験を交えて伝えるとよりわかりやすく伝わります。そのため、自身のスキルや経験の活かし方について伝えるうえでは、具体的なエピソードを交えて企業での再現性をイメージしてもらうことが重要です。

受付事務の志望動機例文

仕事内容と志望動機を書くポイントを押さえたうえで、受付事務の志望動機の例文を用意しました。受付事務の経験者と未経験者ではアピールできるポイントが異なるので注意しましょう。また、NGな例も記載しているので自分が当てはまっていないか考えながら読み進めてください。

受付事務経験者

＜例文＞
3年間、オフィスビルで総合受付を担当していました。もともと人と話すことが好きな性格のため、接客でお客様の顔を見ながら働ける環境でコミュニケーション能力を磨いてきました。
大きなオフィスビルなので来客者が絶えずいる環境であったため、想定していたよりもやらなければならない仕事が多く、一人ひとりのお客様に割ける時間は本当に少ないです。その少ない時間でお客様の要望に対して迅速かつ的確に対応することを意識していたこともあり、さまざまな会社の方から名前を覚えてもらえ、頼ってもらった経験があります。
オフィスビルでは、一人ひとりのお客様にじっくり時間をとれないので、今後は貴社の顔として密にコミュニケーションがとれるような受付を目指したいと思い、貴社のような温かい社風の会社を志望しております。

＜ポイント＞
受付事務の経験を3年おこなっていると明記してあるので、即戦力を採用したいと思っている企業にとっては目を引けるでしょう。
もともとのコミュニケーション能力に加え、現職での経験で素晴らしい顧客対応ができているので、採用後に即戦力として活躍してくれそうなイメージがわきます。
応募企業に入りたい理由も、もっとひとりの顧客に向き合いたいというポジティブな内容であるため好印象を持ってもらえるでしょう。

受付事務未経験者

＜例文＞
ハウスメーカーで営業を5年間していました。
接客や事務、雑務の業務経験があり、特に接客においてはお客様から何度もリピートしていただくほど顧客対応能力には自信があります。
一人で住宅展示場にてお客様をお迎えしなければならない機会も多くあったので、お客様に提示する資料作成や雑務など、受付事務に近い業務の経験はあります。特に、接客業務では持ち前のコミュニケーションを活かし、常に明るく笑顔で接することはもちろん、言葉遣いや立ち振舞にも気を配り、心地よく商談が出来る環境を整えていました。
そのおかげもあり、社内成績のコミュニケーション部門においてエリアでの300人中トップの実績をとったこともあります。
お客様をお迎えし、コミュニケーションをとることにやりがいを感じているのが受付事務を目指したいと思った理由です。受付事務の仕事に直接携わった経験はありませんが、これまでの経験を活かして貴社へ貢献したいと考えております。

＜ポイント＞
営業職であれば接客や事務、雑務の経験がある場合が多いので、受付事務との共通点も見つかりやすいでしょう。その他の職種であったとしても、他社とコミュニケーションを取る機会は多くあると思いますので、コミュニケーションの際にどのようなことに気を配っていたかのポイントをアピールすることで経験を応募企業でも活かせると証明できます。

受付事務の志望動機NG例

＜例文＞
アパレルで3年以上接客業務を経験してきました。
接客ではお客様のニーズに合うよう商品の魅力を伝えるようにしています。
お客様には私を指名していただくほど仲良くなった経験もあり、受付事務の業務に活かせると考えています。
また、接客で培った笑顔には自信がありますので、今後の経験を積んでより良い対応ができるようにしていきたいです。未経験ですがコミュニケーション能力を活かして精一杯頑張りたいと思います。

＜ポイント＞
コミュニケーション能力があるかどうかを伝えられていません。
コミュニケーション能力をアピールしたい場合は、その能力が活かせた経験を具体的に書く必要があります。接客の他に事務や雑務もこなす必要があるので、他の業務に対してもどのようにできるのかを示してください。
また、なぜ入社したいかがわからないので企業を選んだ理由は必ず入れましょう。

最後に

受付事務の志望動機を書くうえでの3つのポイントと、具体例について解説しました。
ポイントをおさらいしておくと、

• なぜ受付事務が向いているか
• 応募先の企業を選んだ理由
• 応募先の企業に貢献できること

を志望動機に明記しておく必要があります。
理由を押さえたうえで、適性があるかという点とスキルを活かし活躍してくれそうかという点が重要です。受付事務は簡単そうな仕事のように思われがちですが、常に企業の顔であるということや目に見えない努力が必要だということを忘れてはいけません。
3つのポイントを押さえたうえで、細かい気配りやコミュニケーションができることをアピールしていきましょう。

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