人事事務とは、人事部が担当する業務をサポートする仕事です。書類作成や手続き業務などが中心で、労務事務と呼ばれることもあります。具体的な仕事内容や必要なスキル、転職前に押さえておきたいポイントについて解説します。

人事事務とはどんな仕事？

人事事務は、採用から退職まで、自社の従業員の人事管理業務のサポートを行います。従業員の雇用にまつわる業務では、採用、配置、異動、退職などにともなう事務的な作業を担当するのが一般的です。

採用は経営計画などにもとづいて進められ、配置や異動は、適性や従業員の希望などに配慮しながら決められます。教育訓練など、従業員の能力向上のためのサポートも行います。

従業員の勤務状況の管理にあたっては、労働時間や休暇、有給休暇の状況を把握しなければいけません。また、タイムカードなどの資料を参照し、給与額の算出・確認をすることも人事事務の仕事に含まれます。

従業員が安心して仕事ができるように、労働環境の整備にあたったり労働組合との交渉役となったりするケースもあるようです。

年金や医療、労災といった社会保険や、企業年金など福利厚生に関する事務手続きも人事部の仕事。企業によっては、保養所や社員寮などの運営にまつわる事務作業を担当することもあります。

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人事事務の仕事内容

人事事務の仕事内容はどのようなものなのでしょうか。また、一般的な事務の仕事とどう違うのでしょう。具体的に業務について解説していきます。

人事企画業務のサポート

人事事務の仕事は多岐にわたりますが、なかでも重要なことのひとつが人事企画のサポートです。人事企画とは、企業が目的を達成するための人材活用計画を考えることをいいます。採用計画の立案（どんな社員をどれくらい採用するか）や部門の構成と人材配置の計画（仕事を効率よく行うための人材配置を決定する）といった業務が該当します。人事事務は、それら業務に必要となるデータを集めたり、資料をつくったりする作業をまかされることが多いようです。

採用と雇用に関する業務

採用・雇用に関する業務のサポートも人事事務の重要な仕事です。人事部は、企業の採用計画にもとづいて社員を募集するだけでなく採用するかどうかの判断にもかかわります。人事事務は、応募者と社内関係者との面接日を調整したり、採用・不採用通知を手配したりと、人材採用に関する一連の業務をサポートします。

また、優秀な人材を集めるために、求人サイトへの情報を登録・掲載するほか、転職イベントへの参加をとおして、企業の魅力を発信する業務にたずさわることもあります。最近では、人事事務が企業の公式サイトで会社の雰囲気を紹介する業務にあたることもあれば、SNS上で転職希望者とコミュニケーションをとるケースもあります。

労務管理業務

従業員の賃金や福利厚生など、労務まわりのことを管理するのも人事部の仕事です。労働時間の管理、雇用契約、給与計算と支払い、賃金システムの見直し、社会保険手続きなどが具体的な業務として挙げられます。

従業員には、契約どおりに出社し、税金や保険料を納める義務がある一方、企業から労働の正当な対価を受けとり、休暇をとる権利があります。人事事務は、これら従業員の義務や権利を管理し、働きやすい環境を整えるためのサポートを担当します。

社員育成にまつわる補助

人事部は採用した人材の育成も行います。人事事務は、新卒採用の社員に会社や業界についての知識や社会人としてのマナーを教えるための新入社員研修や、管理職の人材にマネージャーとしての意識を芽生えさせる管理職研修などの企画・運営のサポートなどを担当します。また、研修を外部に委託するときは、講師や担当者との調整役を担うこともあります。

<h3>制度の整備に関する業務

評価や報酬面だけでなく、福利厚生を含めた、従業員が働き続けたくなるための制度・環境整備も人事部の仕事です。労働に対して正当な評価をしたり、対価を支払ったりはもちろん、ハラスメントのないよう職場環境を整えたり、社員食堂や保養施設、社宅や独身寮などを運用したりすることも人事の仕事に含まれるときがあるようです。近年ではダイバーシティの実現なども人事部の重要な仕事といえるでしょう。人事事務は、それら制度・環境整備のためのサポートを行います。

来客応対など

人事部への電話や来客への応対も人事事務の仕事に含まれます。電話については担当者への取り次ぎが主ですが、問い合わせの内容が簡単なものであれば、人事事務が回答するケースもあるでしょう。また、社内からの問い合わせにも対応します。人事部に来客があったときは、待合スペースなどに案内します。会議の準備をすることもあります。

そのほか、備品を管理したり、郵便物を発送したり、一般的な事務仕事も作業に含まれます。

人事事務に必要なスキル

人事事務を担当するにあたって、特に学歴や資格は必要とされませんが、転職に有利とされるスキルを取り上げて解説します。

作業をスピーディーかつ正確に行う能力

人事事務では、作業の正確性・スピードが求められます。たとえば、社会保険まわりの手続きでは、法令によって記載事項が定められた書類を取り扱います。そのため、もし書類の内容に不備があれば、再提出が必要になってしまいます。自分が作成を担当する書類はもちろんですが、従業員から提出された書類の内容についても精査しなくてはいけません。

人事事務で取り扱う書類には、締切りが設定されていることが少なくありません。たとえば、新入社員の健康保険への加入手続きは、入社から数えて5日以内に完了するよう決められています。新卒社員数が多い企業では、処理すべき書類の量はかなり大きくなるため、書類の作成や確認は正確に、かつスピーディーに行われなくてはなりません。

給与計算などお金についてのことも同じです。勤怠状況の確認や銀行への振込依頼など、人事事務による正確でスピーディーな作業があってこそ、正しい額の給料が給料日に正しく支払われるといってよいでしょう。

コミュニケーションスキル

人事事務が作業をスムーズに進めるためには、周囲の協力が欠かせません。そのため、人事事務にはコミュニケーションスキルが求められます。

たとえば、新入社員の労働保険加入手続きを期間内に終わらせるには、すべての新入社員から書類を集めなくてはなりません。提出してほしい情報について正確に伝えられる高い説明能力が必要になるでしょう。

また人事事務は、採用イベントや面接時に受付けを担当するなど、“会社の顔”として機能する場面もあります。ビジネスマナーをきちんと身につけているだけでなく、応募者の緊張を和らげたり、問い合わせに正しく答えたりといった対応力が求められます。

スケジュール管理能力

人事事務の仕事をスムーズに行うためには、スケジュール管理能力も必要です。自分自身が予定通りに仕事を進めるのは当然ですが、他の社員がスケジュールどおりに動いてくれるよううまく調整することが求められます。支払業務や社会保険・労働保険の手続きなど、人事事務の業務の多くには締め切りがあり、従業員から書類の提供がないと進められないからです。

締め切りから逆算し、積極的に作業依頼を出して従業員のスケジュールをコントロールすることは、人事事務が仕事をスムーズにこなすために欠かせないといえるでしょう。

人事事務への転職前に押さえておきたいポイント

人事事務として転職するにあたって留意すべき点とはなんでしょうか？転職に有利とされるポイントや資格について解説します。

人事事務になるには？

人事事務の中途入社では、給与や社会保険まわりの手続きにくわしい人材が求められる傾向があります。基本的な事務処理作業だけでなく、労働時間の管理、給与計算と支払い、賃金システムの見直し、社会保険手続きなど、労務まわりの重要な仕事の経験があれば、転職に有利にはたらくでしょう。

有資格者は有利！人事事務への転職希望者におすすめの資格

人事事務の仕事は学歴不問で必須資格はありませんが、持っていると人事事務への転職に有利な資格はあります。主なものを取り上げて紹介します。

社会保険労務士

社会保険労務士は、労働・社会保険の領域の専門家です。行政機関に提出する関連書類や申請書の作成を代行するほか、個別労働関係紛争の解決手続の代理や、労務管理、社会保険、厚生年金保険などに関する相談・指導を行います。

国家資格であり、資格取得のハードルは高めですが、人事部で大きなスキルアップにつながります。

全国社会保険労務士連合会

MOS資格

MOS資格とは、「マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト資格」の略称で、マイクロソフト社が公認する、WordやExcelをはじめとする「マイクロソフト・オフィス」製品を取り扱うスキルを証明するための資格です。「スペシャリストレベル（一般）」と「エキスパートレベル（上級）」の2種類あり、それぞれ実用的な能力が試されることから、取得することで転職時にアピールポイントとなります。

MOS

キャリアコンサルタント

キャリアコンサルタントとは、職業選択や能力開発、職業生活設計などについての相談や助言を行うことができる専門家です。2016年に認定された国家資格で、従業員のキャリア形成をサポートするスペシャリストとして、キャリアプランを明確にしたり、必要な知識・資格の習得などを支援したりすることができます。

日本キャリア開発協会

メンタルヘルス・マネジメント検定

メンタルヘルス・マネジメント検定とは、産業精神保健に関する検定で、精神疾患を予防するためのメンタルヘルスに関するベーシックな知識や、専門家と連携するのに必要な知識の有無が問われます。大阪商工会議所が実施するもので、I種・II種・III種の3つのコースからなります。

大阪商工会議所

最後に

この記事で説明してきた内容をまとめると以下のとおりです。

人事事務は、従業員の採用や労務や人員配置など人事まわりのさまざまな業務をサポートする仕事です。組織には人事が欠かせないことから、組織の数だけ職場があるといえるでしょう。業務の幅が広いため、自身の適性にも配慮しながら最適な転職先を見つけてください。

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