一般事務とは、多くの会社で必要とされる職種ですので、身近に感じやすい仕事ではありますが、具体的にどういう仕事内容なのかまでは、案外知らなかったりするものです。今回は一般事務の仕事内容を5つに分けて解説します。

一般事務とは？

一般事務とは言葉の通り、事務職の中で最も広く一般的な職種を指します。企業の窓口として顧客とやり取りを行ったり、電話対応を行ったり、書類の整理をしたりするのが主な役割です。ほかにも、会食の予約、来客対応、会社の庶務を対応するような場合もあります。

一般的に、事務職は残業が少ない場合が多く、特別なスキルを必要とはしないため、人気が高い職種と考えられています。ただ、実際はイメージと異なり残業が発生する場合もあったり、幅広いスキルが求められる場合もありますので、志望する会社個別の事業を理解しておくことが重要です。

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一般事務の代表的な仕事内容

まずは、一般事務の代表的な仕事内容についてまとめました。

• ①書類作成
• ②備品管理
• ③来客応対
• ④データ入力
• ⑤郵便物の処理

個々の会社によって異なる場合もありますが、これら5つの仕事をこなすことが主な役割とされています。それぞれの仕事内容について詳しくみていきましょう。

①書類作成

一般事務の仕事の主なものとして、まず書類作成があります。
見積書や請求書、会議の議事録、イベントの案内といったあらゆる書類を作成します。これらの書類を間違いなく作成すると共に、読みやすさにも気を配ることが肝心です。書類作成にはパソコンのタイピングスキルやWord、Excelなどのスキルはもちろん、相手に伝わりやすい文章作成なども必要となるでしょう。

また、作成・印刷された書類のファイリング作業も行います。どこに何の書類が保管されているのか分かりやすくしておき、誰かに書類を要求された場合にすぐ取り出せるようにします。

書類を正しく作成・管理できる几帳面さが求められます。

②備品管理

会社の文房具やコピー機、パソコンなどの備品を管理するのも一般事務の仕事です。他の方が円滑に作業できるよう、裏方としてサポートを行います。文房具やコピー機の紙が足りなくなりそうなら速やかに準備します。

また、パソコンが付かなくなるなど、自分たちでは解決が難しいものは、メンテナンスを情報システム部などに依頼します。

他の人が支障なく働けるよう常に気を配ることが肝心と言えるでしょう。

③来客応対

会社の窓口として、来客対応を行うのも一般事務の大きな仕事です。会社に来客があった場合、待合スペースや会議室に案内し、お茶や資料、パソコンなどの準備も行います。来客の方と雑談をして時間を繋いだり、事業内容について軽く話したりすることもあるでしょう。

また、会社に電話がかかってきた場合、まず出るのは一般事務の方であるケースが多いかと思います。電話の内容を把握し、担当者へと取り次ぐ必要があります。

このように、一般事務は会社の「顔」として働く機会も多いです。来客の方に失礼がないよう、最低限のビジネスマナー、コミュニケーション能力を身につける必要もあるでしょう。

④データ入力

また、当然ながらパソコンを使ってのデータ入力作業も多く発生します。ユーザー情報や企業売上といった大事な情報を、パソコンにデータとして入力します。また、他の部署の方が入力したデータのチェックなども担当するでしょう。

データに不備があった場合、会社の上層部にまで迷惑が及ぶ可能性があるため、慎重に行う必要があります。データの入力・確認を正しく行うためには集中力が要求されるでしょう。

なお、コロナ禍以降においては、テレワークが進んでいる企業も多いですが、一般事務はこういった機密事項を扱う機会が多いため、出社して作業を求められる場合も時にはあるでしょう。

⑤郵便物の処理

会社に届いた郵便物の仕分けも一般事務の仕事です。郵便物の内容を確認し、どの部署宛てなのか見極めて仕分けを行います。荷物が正しく全体に行き届くよう、企業全体の仕事を把握しておく必要があるでしょう。

また、会社から郵便物を発送する処理も一般事務が担当します。発送する住所や部署を確認し、包装なども正しく行った上で発送する必要があります。

一般事務の1日の流れについて

続いて、一般事務の1日の流れを説明していきます。出社してから仕事を開始し、退社するまでどういった仕事を行っているのか知ることで、実際に仕事をするうえでの参考になるかと思います。ただし、あくまで例であり、細かい流れは会社によって異なる点はご了承ください。

9:00 出社・メール確認

朝出社したらまずやるべきことは、スケジュールの確認です。来客が何時に入っているかなどチェックし、それまでに用意すべき書類などないか確認します。他にも、書類の作成納期などを調べ漏れがないか確認します。

その後はメールの確認・返信を行います。外部からのメールには早めに返信することが肝心です。特に月曜日は土日に来たメールが溜まっていることが多く、メール確認に時間を取られることが多いと思いますが、対応の優先度をつけたり、ラベル管理するなど、効率的に管理することで、スムーズに対応していく必要があるでしょう。

10:00 書類作成など

朝のうちに納期が迫っている書類の作成を行います。請求書や見積書などの書類を作成し、完成したら他の方に確認を依頼することもあります。

その他、会社の備品管理や電話対応などを必要に応じて行います。一般事務は複数の仕事を同時にこなすことが多いため、マルチタスクができる必要があります。

13:00 来客対応・郵便物の発送処理

昼食休憩が終わると、午後からは来客対応が発生することが多いです。お客様は会議室などに案内し、お茶をお出しします。お客様に失礼がないよう、一般事務はビジネスマナーなどを心がけて来客対応を行います。お客様に最初の段階で好印象を持ってもられえば、その後の商談がスムーズに運ぶこともあります。

来客対応がない場合は、郵便物の発送処理など今日中にやるべき仕事を探して行います。

18:00 退社

本日対応が必要な案件がすべて完了しているか確認し、確認が終われば退社します。案件が終わらない場合や繁盛期の場合は残業が発生することもあります。

また、企業にもよりますが掃除当番がある場合もあります。会議室やフリースペースの掃除を行います。

以上が一般事務の1日の流れの例となります。

一般事務の仕事をこなす上で必要なスキル

これまで説明してきた内容も再度出てくる話ですが、一般事務の仕事をこなすために身につけておきたいスキルというものも当然あります。こちらも続いて見ていきましょう。

• ①パソコンの基礎スキル
• ②話を正しく汲み取り正しく伝えるスキル
• ③名刺交換など最低限のビジネスマナー

これら3つのスキルは、一般事務を目指すなら最低限身につけておくべきでしょう。一般事務は専門的なスキルはそこまで要求されませんが、社会人としての常識や基礎スキルを総合的に身につける必要性が強い職種です。

①パソコンの基礎スキル

一般事務は書類作成やデータ入力などパソコンを使う作業が中心となるため、パソコンの基礎スキルは必要です。高度ツールの使用やネットワークの理解は必要ありませんが、WordやExcelなどの基本ソフトは使いこなせる必要があるでしょう。また、タイピングスキルもある程度は求められます。

特にExcelでマクロを作成できるなどすると、作業効率が大幅に改善し部署に貢献できる可能性もあります。一般事務に転職してからもWord、Excelのスキルは高めていくほうがいいでしょう。

Word、Excelを習得するには資格取得を目指すのがおすすめです。資格取得を目指すことで、知識が偏らず総合的に身につけることができるからです。具体的には「Word文書処理技能認定試験」「Excel表計算処理技能認定試験」「PowerPointプレゼンテーション技能認定試験」「日商PC検定」などを取得しておくと良いでしょう。

いずれも長時間の勉強は必要としないため、一般事務を目指すなら、パソコンの基礎スキルはまず抑えておきたいです。

②話を正しく汲み取り正しく伝えるスキル

社外・社内問わず人と関わる機会が多いためコミュニケーションスキルは重要です。特に「話を正しく汲み取り正しく伝えるスキル」が大切になってきます。

一般事務は会社の窓口として顧客から「●●さんにこれを伝えて下さい」と言われることが多いです。言われた内容を正しく理解し担当者に不備なく伝えることが肝心でしょう。

一般事務を目指す方は、日頃からコミュニケーション能力を鍛えておくことが重要です。コミュニケーション能力を鍛えるおすすめの方法として、新聞の社説を要約する、というものがあります。社説の要点をまとめることで、話を正しく汲み取り正しく伝えるスキルが身につくでしょう。

③名刺交換など最低限のビジネスマナー

名刺交換や敬語、エレベーターでのやり取りなど一般的なビジネスマナーを身につけておく必要があります。一般事務の態度の良し悪しが会社のイメージを左右することもあるからです。

ビジネスマナーが正しく身についていないと、会社のイメージダウンに繋がり、せっかく獲得できたはずの成約が取れなくなってしまう可能性もあります。

ビジネスマナーは新人研修などで教わる機会がありますが、中には研修を受けていない方もいるでしょう。ビジネスマナーをこれから学ぶなら、本を購入するのがおすすめです。本を読みながら1つずつビジネスマナーを覚えていき、普段の業務で使っていくようにしましょう。

ビジネスマナーを学べるおすすめの本としては、「入社1年目ビジネスマナーの教科書」や「最新ビジネスマナーと今さら聞けない仕事の超基本」などがあります。

最後に

この記事で説明してきた内容をまとめると以下の通りです。

一般事務の仕事内容は多岐に渡りますが、会社の窓口として外部とやり取りしたり、内部の人の仕事をサポートしたり、といった仕事が多いです。外部と内部と橋渡し役となることも多く、話を正しく汲み取るヒアリングスキルが重要と言えます。

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