転職活動においてはメール返信が必須だけれど、マナーに少し自信がないのでこれを機会に基本から見直してみたいと考えている人はいませんか？

 

この記事ではビジネスメールの基本構成から、転職活動におけるメール返信をする際のセルフチェックの方法まで詳しく解説します。

ビジネスメールの基本構成とは？

転職活動におけるメール返信のマナーについて知る前に、まずビジネスメールの基本的な構成をおさらいしておきましょう。

 

ビジネスメールに必要な6つの項目別に、どのような内容を記載すればよいのかを表にまとめてみました。

 

項目	記載する内容
件名	メールのタイトルで本文の概要がわかるように記載
宛先	送信先のメールアドレスを記載
挨拶	「いつもお世話になっております」と記載
本文	冒頭に相手の会社名・部署・役職・名前を記入し、用件を記載
締め	結びの挨拶を記載
署名	「名前」「郵便番号・住所」「電話番号」「メールアドレス」を順番に記載

 

自分が今まで受け取ったメールをこの項目別に分解して見直してみると、どのようなことをそれぞれ記載すればよいのかイメージしやすくなるでしょう。

 

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転職活動におけるメール返信の項目別基本の書き方

転職活動におけるメール返信では、それぞれの項目はどのように記載するのが望ましいのでしょうか。

 

基本の書き方をご紹介します。

 

件名

企業の採用担当者からのメールに返信する場合、「Re: （受け取ったメールの件名）」という件名でメールを送信しましょう。

 

独自のタイトルに置き換えると、企業の採用担当者がメールを検索できず管理がしにくくなってしまうためです。

 

企業の採用担当者は、転職者への対応のみにメールを使用しているわけではないということを理解しましょう。

 

さらに企業の採用担当者にとってわかりやすくするなら、「Re: 【名前】（受け取ったメールの件名）」としてもよいでしょう。

 

宛先

送信先のメールアドレスは「間違えない」ことが基本です。

 

メールアドレスを間違えると応募先企業に迷惑をかけるだけではなく、自分の個人情報が流出する可能性もあるということを考え、確認を怠らないようにしましょう。

 

挨拶

「いつもお世話になっております。（名前）と申します。」という形で、挨拶文とともに名前を記載します。

 

「おはようございます」「こんにちは」といった挨拶は、ビジネスマナーに即していないため避けましょう。

 

本文

本文では冒頭に相手の会社名・部署・役職・名前を記載しますが、これを間違えるのは大変失礼にあたります。

 

会社名は正式名称を用い、あらかじめ前株なのか後株なのかもきちんと確認しておきましょう。

 

株式会社を「（株）」のようにカッコ書きにして省略するのもマナー違反です。

 

そして名前につける敬称は個人なら「様」とし、企業や組織なら「御中」と記載します。

 

本文の内容は、簡潔で要点が伝わるように配慮した文章にすることが重要です。

 

締め

結びのご挨拶として忙しい中メールを読んでいただいたことに対する感謝の言葉を添えましょう。

 

最後まで印象を良くする努力を怠らないようにすることが大切です。

 

署名

「名前」「郵便番号・住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載しますが、本文と混同しないように「ー」や「＝」で区切りを入れます。

 

署名は一度作成したら登録し、すぐに使用できるようにしておくと転職活動のメール返信がスムーズにできるでしょう。

 

転職活動におけるメール返信のマナー

転職活動におけるメール返信のマナーを5つご紹介します。

 

24時間以内に返信すること

転職活動におけるメール返信は、企業側がメールを送信してから24時間以内に行うのがマナーです。

 

レスポンスが早いことに良くない印象を持つ採用担当者は少なく、企業側としても特にスケジュール調整などでは早めの連絡を望んでいるでしょう。

 

内容の確認ですぐに返信ができない場合でも、「〇日までに返信します」といった形で期限を区切ったメールを送信しておくと印象がよいものです。

 

早朝と深夜を避けて返信すること

転職活動のメール返信では、早朝と深夜にメールを送るのは控えましょう。

 

退職前に転職活動をする人が多いのは企業も理解していますが、早朝や深夜にメールを送信した場合、生活リズムが不規則なのではないかといった誤解を招く可能性があるためです。

 

もし送信する時間が不安なら、時間を指定して送信できる予約機能などを用いて送信するのも1つの方法です。

 

メールアドレスは転職活動専用のものをあらかじめ取得しておくこと

転職活動に使用するメールアドレスは、転職活動専用のものをあらかじめ取得するようにしましょう。

 

携帯のキャリアアドレスは文字化けがあったり、ドメインによってフィルタがかかり届かなかったりする可能性もあるため、転職活動に使用するのにふさわしいとは言えません。

 

また会社のメールアドレスも、転職前に周囲の人に転職活動をしていることを悟られてしまうかもしれないため、使用は避けた方がよいでしょう。

 

転職活動専用のメールアドレスを作る際は、応募先企業がフリーアドレスの受信拒否設定をしている可能性も考え、プロバイダのメールアドレスを作ることをおすすめします。

 

過度な装飾をしないこと

ビジネスメールでは顔文字や記号などで本文、署名などを装飾してはいけません。

 

このような過度な装飾は、ビジネスとプライベートの区別がついていない人という印象を応募先企業に与えてしまうでしょう。

 

転職活動におけるメール返信でもこのマナーは同じなので注意が必要です。

 

正しい敬語を使用すること

転職活動のメール返信では、正しい敬語を使用することを心がけましょう。

 

間違いやすい表現として尊敬語として「了解しました」を使用する人が多いのですが、正しい表現は「承知しました」「かしこまりました」です。

 

またバイト敬語としてよく指摘される「よろしかったでしょうか」も、正しい表現は「よろしいでしょうか」です。

 

敬語が苦手だと感じている人は、転職活動を機会に自分の普段使用している敬語表現が正しいかどうかを一度チェックしてみるとよいでしょう。

 

転職活動におけるメール返信前にしておきたいセルフチェックのポイントとは？

転職活動におけるメール返信をする際は、必ず送信前にセルフチェックを行いましょう。

 

セルフチェックをする時に気を付けて確認したいポイントを5つご紹介します。

 

「件名」「宛先」「挨拶」「本文」「締め」「署名」を全て記載したか

セルフチェックでは最初に、ビジネスメールの基本構成である「件名」「宛先」「挨拶」「本文」「締め」「署名」の6つの項目を全て記載したかどうかをチェックしましょう。

 

またこれらの6つの項目を次の観点からも確認してみましょう。

• 件名が「Re: （受け取ったメールの件名）」となっているか
• メールアドレスを間違えていないか
• 「いつもお世話になっております。（名前）と申します。」という形で挨拶を記載しているか
• 本文の冒頭に相手の会社名・部署・役職・名前の記載があるか
• 締めにメールを読んでいただいたお礼の言葉が添えられているか・「ー」や「＝」で区切りを入れた「名前」「郵便番号・住所」「電話番号」「メールアドレス」が署名として記載されているか

 

特にメールアドレスを間違えると他の人にメールが届くことになるため、確認を怠らないことが重要です。

 

件名を読んで内容が把握できるよう配慮されているか

件名はもらったメールの件名を活かして「Re: （受け取ったメールの件名）」とすれば、応募先企業が件名を読むだけで内容を把握することができます。

 

独自の件名をつけると、かえって件名を見ただけではメールの内容が把握できなくなってしまうことも想定されるため、セルフチェックで注意して確認しましょう。

 

改行をして見やすいレイアウトに仕上がっているか

どのようなビジネスメールでも同じことですが、内容がしっかりしていても改行がほとんどされておらず、見にくいレイアウトのメールを送信した場合、それだけで相手はメールを読む気を削がれてしまいます。

 

本文は相手の読みやすい部分で改行し、1文も長すぎないようにしましょう。

 

また1ブロックは2～3行ほどにまとめ、文字のフォントや大きさも揃えることが大切です。

 

セルフチェックでは全体を見渡し、読みやすいメールであるかどうかを確認するようにしましょう。

 

開封通知をつけていないか

メールには、メールが開かれた時に開封したかどうかを知らせる、開封通知という機能があります。

 

開封通知は迷惑メールなどで多用される機能のため、つけると失礼にあたると考える人もいるのです。

 

そのためセルフチェックでは、開封通知をつけてしまっていないかを必ず確認するようにしましょう。

 

敬語のミスはないか

セルフチェックでは本文に誤字脱字がないのはもちろんですが、敬語のミスがないかも注意して確認を行いましょう。

 

敬語に不安のある人は、手間ではありますが敬語部分をインターネットで検索し、正しい表現であるかどうかを調べてみるのもおすすめです。

 

自分の知っている敬語は間違っていないと思い込み過ぎず、丁寧にセルフチェックをすることが重要です。

 

最後に

この記事で説明した内容は次の通りです。

 

• ビジネスメールは「件名」「宛先」「挨拶」「本文」「締め」「署名」の6つの項目で構成されている
• 転職活動におけるメール返信では6つの項目をビジネスメールのマナーに即して記載する
• 転職活動におけるメール返信では24時間以内に返信し、過度な装飾を避け正しい敬語を使用する
• メール返信をする前に必ずセルフチェックを行ってから送信する

 

この記事も参考にし、転職活動のメール返信において、応募先企業に少しでも良い印象を与えることができるよう配慮してみてください。